¿Alguna vez has planeado llevarte una hora en hacer algo, pero en realidad te toma cuatro horas hacerlo? O tal vez asignaste una hora para terminar un trabajo que solamente te tomó 10 minutos hacer.
Calcular el tiempo que te puede llevar hacer alguna tarea puede ser muy importante, especialmente en el trabajo. ¿Cómo puedes mejorar en el cálculo del tiempo?
Como cualquier otra cosa, hay varias maneras de mejorar. Usa estas cuatro sugerencias y estarás camino a dominar tu tiempo.
- Mide en dónde estás ahora. Comienza por calcular cuánto tiempo crees que te tome hacer varias tareas cada día. Después registra cuánto tiempo realmente te llevó hacerlas. Finalmente, para tener tu “factor tiempo”, o cuánta diferencia hubo entre los dos, divide tu cálculo entre el tiempo real usado.
- Imagina que decides cambiar el aceite de tu carro. Crees que ese cambio de aceite te llevará 45 minutos, pero requiere 60 minutos. Tu factor tiempo será 1.33 (la tarea te tomó 33% más tiempo que el planeado).
- Seguramente verás una amplia variedad de factores tiempo. Pero si sumas todo a lo largo de una semana (tal como 55 horas reales contra 38 horas planeadas), seguramente verás cantidades de factor similares semana a semana.
- Puedes entonces aplicar el factor tiempo a grupos grandes de tareas, tales como esas que harías en un día o en una semana. Y aunque tu factor tiempo no será exacto para cada una de las tareas, sí te da un buen punto de partida. Tendrás una mejor idea de si generalmente calculas tiempo de más o de menos.
- Reconoce el nivel de detalle. Separa las tareas hasta lograr niveles apropiados. Las tareas que son muy grandes te llevarán a pasar por alto muchos detalles, que cada uno toma tiempo. Por otro lado, si separas las tareas muy específicamente, te absorberá la minuciosidad. La experiencia y la práctica te ayudarán a determinar un nivel exacto de detalle.
- Para un cálculo más exacto, evita que tus bloques de tiempo sean muy grandes. Para la mayoría de la gente, una tarea que les lleva de una a dos horas es buena. También ten en mente que si te disparas 25% para una tarea de una hora, sólo estarás 15 minutos atrasado en tu programa. Si te disparas 25% en una tarea de 8 horas, entonces estás 2 horas atrasado en tu programa.
- Fija metas específicas. Si no puedes estar seguro del momento en el que la tarea esté completa, no puedes esperar hacer un buen cálculo del tiempo.
- Algunos ejemplos:
“Hacer llamadas para ventas.” – No específico, muy amplio
“Hacer cinco llamadas para ventas.” – Ahora sí estás siendo muy claro respecto a cuándo se termina la tarea.
- Un truco para saber que vas por buen camino: debes de poder verbalizar la primera y última acción que se necesitan hacer. Si sabes exactamente cómo comenzar y cómo terminar, sabrás exactamente cuándo has completado la tarea.
- Recuerda incluir cualquier tiempo de limpieza. Te podrá llevar solamente 15 minutos cambiar el aceite de tu carro, pero ¿qué hay del tiempo para guardar todo, deshacerte del aceite usado, y lavarte?
- Registra los resultados pasados. Si aspiraste toda la casa la semana pasada y te llevó 72 minutos hacerlo, entonces ese puede ser un buen cálculo para usar la siguiente vez que lo hagas. Mucha de nuestra vida consiste en tareas que hacemos una y otra vez. Si te mides, puedes usar esa información en el futuro.
- Tener esta información también hace mucho más fácil planear el día. Seguramente no planearás de más ni de menos.
Hacer cálculos de tiempo más exactos es una habilidad muy valiosa. Con esta habilidad, puedes ser mucho más productivo y confiable. Además, ¡tu jefe estará emocionado si comienzas a tener todo hecho cuando dices que lo tendrás hecho! Aunque el manejo efectivo del tiempo requiere práctica, verdaderamente vale la pena el esfuerzo.